一、合同的管理流程的主要內(nèi)容

(一)項(xiàng)目的審批

1、項(xiàng)目承辦部門按照上級或廠部確定的項(xiàng)目，提出擬采購的物資項(xiàng)目(包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、主要設(shè)備的內(nèi)部配置)或擬實(shí)施的工程項(xiàng)目(包括工程概括、技術(shù)方案與要求，安全方案、施工工期、施工機(jī)械與設(shè)備等)以及擬邀請談判的供應(yīng)商、承包商名單。

2、主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批。

3、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對合同項(xiàng)目申請的真實(shí)性、擬邀請對方當(dāng)事人名單進(jìn)行監(jiān)督。

(二)資質(zhì)審查

1、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)調(diào)查、了解對方當(dāng)事人主體資格、資信和履約能力等情況。

2、項(xiàng)目承辦人在邀請對方當(dāng)事人參加合同談判時(shí)，應(yīng)同時(shí)通知對方帶齊各種符合規(guī)定要求的資質(zhì)審查材料。

3、法律事務(wù)室對對方當(dāng)事人符合規(guī)定要求的資質(zhì)審查材料進(jìn)行合同資格審查并出具意見。

4、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對對方當(dāng)事人主體資格、資信和履約能力等情況的真實(shí)性、合法性進(jìn)行監(jiān)督。

(三)準(zhǔn)備會議

1、合同談判前應(yīng)召開準(zhǔn)備會議，確定談判方案及主談人員，統(tǒng)一談判意見。

2、準(zhǔn)備會議由承辦部門召集、主持，其他參與談判的人員參加。

3、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，并經(jīng)全體參會人確認(rèn)。

4、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)起草合同草案，法律事務(wù)室可以予以協(xié)助。

5、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)宣布談判紀(jì)律，對保守我廠商業(yè)秘密情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

(四)合同談判與審查會簽

1、項(xiàng)目承辦部門負(fù)責(zé)組織各合同管理、監(jiān)督部門及其他相關(guān)技術(shù)部門的人員參與談判。

2、項(xiàng)目承辦人對談判中臨時(shí)遇到的重大問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)，并向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，必要時(shí)向廠部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示。

3、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)合同文本審查會簽的流轉(zhuǎn)。

4、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對談判過程及談判程序的規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督。

(五)合同簽訂、蓋章與歸檔

1、項(xiàng)目承辦人將審查會簽后的合同送法定代表人或授權(quán)代理人簽署。

2、合同專用章管理人員對簽署合同用印的程序核對無誤后，加蓋合同專用章，至此合同正式訂立。

3、合同簽訂后，項(xiàng)目承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將完整的合同擋案移交法律事務(wù)室歸檔。

4、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對合同及簽訂合同過程的合法性進(jìn)行監(jiān)督。

(六)項(xiàng)目實(shí)施及結(jié)算

1、項(xiàng)目竣工后，由承辦部門組織有關(guān)部門驗(yàn)收并出具竣工驗(yàn)收單。

2、對方當(dāng)事人據(jù)此可領(lǐng)取《合同結(jié)算表》，進(jìn)行結(jié)算。

3、財(cái)務(wù)科依據(jù)結(jié)算表，辦理付款事宜。

4、合同履行完畢或權(quán)利義務(wù)終止后，項(xiàng)目承辦人應(yīng)及時(shí)通知法律事務(wù)室，法律事務(wù)室應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門移交合同擋案。

5、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

二、如何管理合同

1、建立標(biāo)準(zhǔn)化合同模板。標(biāo)準(zhǔn)合同模板的建立，一方面是針對那些經(jīng)常使用且變化不大的合同類型可以建立一個合同模板批量用之，從而減少起草合同時(shí)浪費(fèi)是時(shí)間和精力，另一方面可以為合同管理提供便利。

2、將合同進(jìn)行進(jìn)行分類。一個企業(yè)的正常運(yùn)營不可能只有一種合同類型，如除了買賣合同，還存在維修合同、租賃合同、運(yùn)輸合同等，因?yàn)閷⒚款惡贤凑找欢ǖ臉?biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類管理，會提高查找合同的效率，也更容易進(jìn)行對比從而不斷改進(jìn)合同文本和合同管理。

3、將各類合同按照年份進(jìn)行裝訂成冊管理。一個企業(yè)每年都會有眾多的合同產(chǎn)生，因此如果將這些合同雜亂地放在一起，那么在發(fā)生爭議的時(shí)候想找一份合同的原件是比較的難的，因此需要將每年的合同按照不同的類型裝訂成冊，以備查。

4、對合同進(jìn)行編號。每個企業(yè)的管理都會有一定的規(guī)則或者章法，對于合同的管理也是一樣的，因此可以按照企業(yè)的規(guī)章制度將每份合同按照不同的類別進(jìn)行編號，并將合同編號放在合同名稱下的第一行醒目之處，那么查找之人只需要知道編號就很容易找到所需要的合同了，而不必再翻看合同內(nèi)容。

5、最好建立一個合同管理室，將每年的合同按照不同的類型編號后裝訂成冊管理，并派有專門負(fù)責(zé)人員管理合同，如果其他人需要合同原件，應(yīng)登記后交給辦理人員，并確保辦理人員及時(shí)歸還合同原件。

6、任何紙質(zhì)版的東西都會因?yàn)闀r(shí)間的原因會發(fā)生損耗，因此只有紙質(zhì)版的合同原件還是不夠的，有可能會因?yàn)橥饨柁k業(yè)務(wù)而丟失，或者因?yàn)檎蹞p、火災(zāi)等使得合同永久滅失，因此最好掃描一份電子版的合同予以保存，以防止紙質(zhì)版的合同滅失后還有電子版的合同可以用。

小編已經(jīng)為大家做出詳細(xì)的解答，合同的管理流程主要包括項(xiàng)目的審批、資質(zhì)審查、準(zhǔn)備會議、合同談判與審查會簽以及合同簽訂、蓋章與歸檔和項(xiàng)目實(shí)施及結(jié)算。如果大家還有其他不明白的地方，請的專業(yè)律師，他們會為大家解答。