一、合同風險的識別方法合同風險識別要求列出所有與合同相關的關鍵控制點、風險來源、產(chǎn)生條件。風險識別的方法一般包括:
1.問詢法。包括調(diào)查問卷法、面談法、專題討論法、德爾菲法等。實際工作中多采取調(diào)查問卷法,在審計實踐中,合同審計調(diào)查問卷可以從以下幾個方面展開,一是合同管理機構設置及人員配備情況,二是崗位職責制訂及履行情況,三是合同管理流程情況,四是合同管理基礎工作,如相關合同管理制度、合同管理臺帳、合同檔案管理是否建立健全等。
2.流程圖法。主要是將合同從立項簽訂、招投標、委托授權、市場準入、合同履行、終結及售后服務全過程,以流程圖的形式繪制出來,從而確定合同管理的重要環(huán)節(jié),識別合同風險,進而進行風險分析,提出補救措施。這種方法比較簡潔和直觀,易于發(fā)現(xiàn)關鍵控制點的風險因素。
3.測試表法。主要是將合同各關鍵控制環(huán)節(jié)以測試表的形式進行測試,以查找合同管理的風險點和控制缺陷,分析其潛在的影響和重要程度,提出規(guī)避和防范風險的措施。測試表大體上可以設計以下幾種:一是市場準入控制測試表,主要測試合同簽訂雙方隊伍資質(zhì)、市場準入情況、外部隊伍考核情況和轉包、分包情況。二是招投標和授權批準控制測試表,主要測試經(jīng)濟業(yè)務是否按規(guī)定進行投標、投標過程是否規(guī)范、招投標收入是否納入統(tǒng)一財務管理、合同簽訂程序是否到位、甲方代理人是否持有委托授權書。三是合同條款內(nèi)容及履行情況測試,主要測試合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格及酬金標準、履行期限、地點、方式、違約金和賠償金是否明確具體,履行情況如何,付款憑證的數(shù)據(jù)是否與物資驗收單、發(fā)票、合同履行結算單相一致。
4.現(xiàn)場觀察。深入合同相關方現(xiàn)場,了解合同雙方的資質(zhì)資信情況,觀察工藝流程,獲得第一手資料。其客觀性較強,是提高審計質(zhì)量的有效途徑。
5.歷史分析法。審查與合同相關的財務、統(tǒng)計和企業(yè)管理歷史資料,如通過檢查車輛索賠記錄及其他風險信息,確定已投保車輛發(fā)生的修理費是否記入成本。
6.環(huán)境分析法。主要是對相關方矛口社會環(huán)境變化趨勢,可能變更的法律法規(guī)等進行深入分析,查找風險因素和潛在影響。
二、企業(yè)合同風險種類
(一)根據(jù)風險源的不同,企業(yè)在合同管理過程中的風險可以歸納為:
1.來自企業(yè)外部的風險-環(huán)境風險。主要表現(xiàn)在企業(yè)的經(jīng)營活動受國家法律環(huán)境、政治環(huán)境和社會自然環(huán)境的影響2.企業(yè)內(nèi)部管理風險-流程風險。流程風險主要包括決策風險、過程風險、技術風險、非技術風險、財務風險等。主要體現(xiàn)在以下幾方面:企業(yè)在投標、簽訂合同時,會面臨諸如技術風險和財務風險;在合同項目實施的過程中,還會存在諸如資金、生產(chǎn)或服務的質(zhì)量和進度等技術風險和非技術風險,以及合同一方違約的信用風險。
(二)根據(jù)發(fā)生頻率和損害性的不同,企業(yè)在合同管理過程中的風險可以歸納為:(1)高頻率、高損害風險;(2)高頻率、低損害風險;(3)低頻率、低損害風險;(4)低頻率、高損害風險。
三、合同管理中的風險表現(xiàn)形式環(huán)境風險和流程風險,在企業(yè)實施合同管理的過程中可能會以各種形式表現(xiàn)出來,主要體現(xiàn)為:客戶風險、決策風險、過程風險等。企業(yè)必須正確認識這些風險,并盡可能避免和降低風險。
1.客戶風險??蛻麸L險是由于客戶原因造成的風險,如客戶不配合而使合同執(zhí)行結果潛藏著風險,以及客戶不履行支付行為而形成的違約信用風險。
2.決策風險。在合同項目決策時很容易產(chǎn)生風險,主要表現(xiàn)在產(chǎn)品、技術風險、方案風險和供應商風險。
3.過程風險。過程風險是指在合同執(zhí)行過程中發(fā)生的風險,主要是有關質(zhì)量、資金、進度等方面的原因引起的,表現(xiàn)為質(zhì)量風險、資金風險、進度風險和運輸風險。
四、防范或規(guī)避合同風險的對策
(一)建立健全合同風險管理機制建立風險管理機制是及時識別、降低和化解風險的有效手段。主要應以優(yōu)化業(yè)務流程、建立風險管理制度和風險監(jiān)控機制等。
1.優(yōu)化合同管理業(yè)務流程。企業(yè)應根據(jù)具體情況綜合分析合同管理關鍵控制點的風險要素,并依據(jù)風險管理的原則,建立相應的控制制度,不斷改進、優(yōu)化業(yè)務流程,實現(xiàn)高質(zhì)量、高效率、低成本、低風險的目標。雖然合同種類很多,金額大小不一,但其關鍵控制點不外乎以下幾個方面:一是合同管理制度的制訂及落實情況;二是委托授權、市場準入、招投標程序;三是合同標的審查;四是合同條款內(nèi)容的真實性和準確性;五是合同履行的全面性和責任追究情況;六是合同管理基礎工作情況。
2.建立健全風險管理制度。針對上述關鍵控制點,應在客戶資信評估、合同評審、合同審計、合同項目負責制和合同過程控制方面建立相關的風險管理制度。以實現(xiàn)在保證質(zhì)量,提高風險管理時效的前提下,不斷降低成本,滿足客戶的需求。
3.完善風險管理機制。建立供方檔案庫:企業(yè)如已通過IS(》9000質(zhì)量管理體系認證,可結合質(zhì)量管理體系對合格供方選擇評審的要求,建立供方檔案庫,對各個分包方或供方的履約情況進行詳細記錄,根據(jù)供方檔案庫中該供方的資信狀況和以往的履約記錄,提出該供方履約能力評估意見,供項目負責人和公司管理人員參考。建立健全監(jiān)督機構:借助于監(jiān)督機構,對合同執(zhí)行過程進行風險分析和跟蹤,并提出防范措施,是企業(yè)有效控制風險的必要手段。全過程的監(jiān)督:對風險的管理,不能只停留在合同履行完畢后對項目的總結評估上;更重要的是要做到事前防范和化解風險。如合同簽約前審計等。監(jiān)督可以分為定期的階段性評估和終驗后的總結評估(后評估),它們應貫穿于合同執(zhí)行的全過程。責任追究制:決策失誤是造成重大經(jīng)濟損失的最重要的根源。針對當前企業(yè)管理中存在的決策隨意、成本居高不下、資金管理粗放、產(chǎn)品質(zhì)量水平低等突出問題,應建立決策責任追究制度,以促進管理者樹立牢固的風險意識和償債意識。
4.重視保險工作。為轉移企業(yè)在經(jīng)營活動中的風險,應考慮對決策行為、交易活動以及經(jīng)營資產(chǎn)等方面存在的風險給予保險。對于上市公司來說,由于公司董事及高管對市場的動態(tài)以及政策的把握無法保證百分之百的準確,因此存在著決策失誤的可能。而一旦發(fā)生決策失誤,董事責任險將可以有效地補償股東及股民的損失,同時保護董事的利益。董事責任險有利于增強上市公司抵御風險的能力,也有利于提高公司的公信力。此外,還應考慮貨物運輸險、財產(chǎn)險、責任險等。
(二)合同風險的處置對策1.對損失大、概率大的合同風險,如油田地面建設合同要害部位質(zhì)量風險,要加大工程監(jiān)理和驗收力度,將風險降低到最小。
2.對損失小、概率大的風險,如對零星用料的招投標管理,如果不進行招投標,可能損失額不大,但損失的概率很大,可采取年初一次招投標的方法來降低風險量。
3.對損失大、概率小的風險,如機動車輛可通過投保財產(chǎn)險轉移或降低風險,或者在施工合同中將施工者的安全責任在合同條款中明確,將安全責任轉移。
4.對損失小、概率小的風險,如合同結算憑證沒有附相關的驗收資料,可以督促相關單位采取積極措施,來加以控制。
企業(yè)合同管理活動中充滿了風險,只有積極的風險監(jiān)控措施才是化解、緩解風險,并規(guī)避或消減風險損失的有效途徑。因此,企業(yè)只有提高風險防范意識,以科學的態(tài)度和方法開展風險管理活動,才能最大限度地提高抵御風險的能力,降低風險的損害程度,從而保障企業(yè)健康發(fā)展。
對于合同中的風險,也不是沒有規(guī)避的可能的,風險雖然是不可避免的,但是我們可以通過一些措施來減少合同中的風險的大小。如果您需要法律方面的幫助,歡迎在進行法律咨詢網(wǎng)的律師,他們會為你解答。
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