從國(guó)際上幾種常用的土木工程合同條件及國(guó)際慣例來(lái)看，監(jiān)理工程師在處理費(fèi)用索賠時(shí)應(yīng)遵循如下幾個(gè)原則：

一、必要原則

指從索賠費(fèi)用發(fā)生的必要性角度來(lái)看，索賠事件所引起的額外費(fèi)用應(yīng)該是承包商履行合同所必需的，而所索賠費(fèi)用只在所履行合同的規(guī)范范圍之內(nèi)，如果沒(méi)有該費(fèi)用支出，就無(wú)法合理履行合同，無(wú)法使工程達(dá)到合同要求。

對(duì)于某一個(gè)確定的費(fèi)用項(xiàng)目，若合同沒(méi)有規(guī)定，或規(guī)定不準(zhǔn)進(jìn)行費(fèi)用索賠，承包商就不得以任何理由提出索賠要求。如承包商在施工過(guò)程中發(fā)現(xiàn)自己在投標(biāo)時(shí)的工程預(yù)算有漏項(xiàng)錯(cuò)誤，且合同條款中沒(méi)有對(duì)此類(lèi)情況進(jìn)行補(bǔ)償?shù)母鶕?jù)，那么這種漏項(xiàng)將是承包商自身的一種損失，即使承包商提出索賠要求，也不會(huì)得到批準(zhǔn)。理由是：

(1)承包商無(wú)法證明其漏項(xiàng)錯(cuò)誤究竟是工作疏忽還是故意留有余地;

(2)此處的漏項(xiàng)錯(cuò)誤損失有可能被別處的重項(xiàng)錯(cuò)誤所彌補(bǔ);

(3)漏項(xiàng)錯(cuò)誤使承包商在投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)中處于有利地位，乃至獲得了成功。

因而，在這種情況下，承包商無(wú)從讓業(yè)主確信其索賠費(fèi)用是履行合同所必需的，也就無(wú)從索賠。

二、賠償原則

指從索賠費(fèi)用的補(bǔ)償數(shù)量角度看，索賠費(fèi)用的確定應(yīng)能使承包商的實(shí)際損失得到完全彌補(bǔ)，但也不應(yīng)使其因索賠而額外受益。

承包商在履行合同過(guò)程中，對(duì)非自身原因所引起的實(shí)際損失或額外費(fèi)用向業(yè)主提出索賠要求，是承包商維護(hù)自身利益的權(quán)利。但是，承包商不能企圖利用索賠機(jī)會(huì)來(lái)彌補(bǔ)因經(jīng)營(yíng)管理不善造成的內(nèi)部虧損，也不能利用索賠機(jī)會(huì)謀求不應(yīng)獲得的額外利益。一言以蔽之，在實(shí)際損失獲得全額補(bǔ)償后，承包商應(yīng)處于與假定未發(fā)生索賠事件情況下合同所確定的狀態(tài)同等有利或不利的地位。即費(fèi)用索賠是賠償性質(zhì)的，承包商不應(yīng)因索賠事件的發(fā)生而額外受損或受益。換個(gè)角度來(lái)說(shuō)，業(yè)主也不能因?yàn)槌邪趟龅降牟焕麊?wèn)題而獲得額外利益，特別是在產(chǎn)生問(wèn)題的原因與業(yè)主或其代理人有關(guān)的情況下。

我國(guó)民法通則和涉外經(jīng)濟(jì)合同法都規(guī)定：①當(dāng)事人一方違反合同的賠償責(zé)任，應(yīng)相當(dāng)于另一方因此而受到的損失;②當(dāng)事人可以在合同中約定，一方違反合同時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ街Ц兑欢〝?shù)額的違約金;③雙方也可以在合同中約定對(duì)于違反合同而產(chǎn)生損失的賠償額的計(jì)算方法。由此可見(jiàn)，違約金雖可能有不同的性質(zhì)，但在建筑施工合同中一般是賠償性的。在國(guó)際工程施工合同中，除了通常約定的承包商延期完工需向業(yè)主支付延誤賠償金外，大多沒(méi)有其它的違約金約定，而是直接計(jì)算所發(fā)生的實(shí)際損失，并給予補(bǔ)償，沒(méi)有懲罰性質(zhì)。

三、最小原則

指從承包商對(duì)索賠事件的處理態(tài)度來(lái)看，一旦承包商意識(shí)到索賠事件的發(fā)生，應(yīng)及時(shí)采取有效措施防止事態(tài)的擴(kuò)大和損失的加劇，以將損失費(fèi)用控制在最低限度。如果沒(méi)有及時(shí)采取適當(dāng)措施而導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大，承包商無(wú)權(quán)就擴(kuò)大的損失費(fèi)用提出索賠要求。

按照一般的法律要求及合同條件，承包商負(fù)有采取措施將損失控制并減少到最低限度的義務(wù)。這種措施可能包括：保護(hù)未完工程、合理及時(shí)地重新采購(gòu)器材、及時(shí)取消訂貨單、重新分配工程資源等等。如，某單位工程因業(yè)主原因暫停施工時(shí)，若承包商可以將該工程的施工力量調(diào)往其它工作項(xiàng)目，但因承包商對(duì)索賠事件的處理態(tài)度消極，沒(méi)有進(jìn)行這樣的資源優(yōu)化調(diào)整，那么，承包商就不能對(duì)因此而閑置的人員和設(shè)備的費(fèi)用損失進(jìn)行索賠。當(dāng)然，承包商可以要求業(yè)主對(duì)其采取減少損失措施本身產(chǎn)生的費(fèi)用給予補(bǔ)償。

四、引證原則

承包商提出的每一項(xiàng)索賠費(fèi)用都必須伴隨有充分、合理的證明材料，以表明承包商對(duì)該項(xiàng)費(fèi)用具有索賠資格且其數(shù)額的計(jì)算方法和過(guò)程準(zhǔn)確、合理。沒(méi)有充分證據(jù)的費(fèi)用索賠項(xiàng)目有可能帶有欺騙性，因此將得到監(jiān)理工程師的拒絕。

五、時(shí)限原則

在國(guó)際上，幾乎每一種土木工程合同條件都對(duì)索賠的提供時(shí)間有明確的要求。例如，F(xiàn)IDIC合同條件規(guī)定承包商在索賠事件第一次發(fā)生之后的28天內(nèi)，應(yīng)將索賠意向通知工程師，同時(shí)向業(yè)主呈交一份索賠意向的副本。承包商應(yīng)嚴(yán)格按照適用合同條件的要求或合同協(xié)議的規(guī)定，在適當(dāng)時(shí)間內(nèi)提出索賠要求，否則其索賠要求將得到拒絕。

時(shí)限原則的另一層含義是指承包商對(duì)索賠事件的處理應(yīng)是發(fā)現(xiàn)一件、提出一件、處理一件，而不應(yīng)采取輕視或施延的態(tài)度。索賠事件的及時(shí)處理，即能防止損失的擴(kuò)大，又能使承包商及時(shí)得到費(fèi)用補(bǔ)償。這無(wú)論對(duì)業(yè)主還是承包商都是有利的。況且，單項(xiàng)索賠事件若得不到及時(shí)處理，常常會(huì)和相繼發(fā)生的其它索賠事件交織在一起，不僅會(huì)使索賠事件難以辨識(shí)，更會(huì)大大增加索賠的處理難度。