政府采購(gòu)程序之采購(gòu)文件保存

政府采購(gòu)法第四十二條對(duì)此作出了規(guī)定，即采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷毀。采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。采購(gòu)文件包括活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文件、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。

采購(gòu)活動(dòng)記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：(一)采購(gòu)項(xiàng)目類別、名稱;(二)采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格;(三)采購(gòu)方式，采用公開招標(biāo)以外的采購(gòu)方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因;(四)邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因;(五)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因;(六)廢標(biāo)的原因;(七)采用招標(biāo)以外采購(gòu)方式的相應(yīng)記載。

立法目的

規(guī)定采購(gòu)文件的保存要求及采購(gòu)文件的構(gòu)成，為日后接受監(jiān)督檢查、處理投訴查閱等做好基礎(chǔ)性管理工作。

采購(gòu)文件是反映采購(gòu)活動(dòng)過程及各項(xiàng)決策的記錄，完整妥善地保存采購(gòu)文件，可以為政府采購(gòu)的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛等項(xiàng)工作提供客觀依據(jù)。保存采購(gòu)文件是國(guó)際通行做法，如WTO《政府采購(gòu)協(xié)議》規(guī)定，各締約方采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將反映采購(gòu)活動(dòng)文件保存三年，目的是便于做好統(tǒng)計(jì)工作，以及在供慶商提出投訴時(shí)向有關(guān)機(jī)構(gòu)提供證據(jù)。

我國(guó)自推行政府采購(gòu)制度以來，財(cái)政部門規(guī)定部分采購(gòu)文件實(shí)行備案管理，如招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、采購(gòu)合同等，但在實(shí)踐中未按規(guī)定執(zhí)行的情況非常普遍。當(dāng)前，絕大多數(shù)采購(gòu)人沒有相對(duì)固定的采購(gòu)機(jī)構(gòu)和采購(gòu)人員，具體采購(gòu)活動(dòng)通常是由單位內(nèi)部不同的機(jī)構(gòu)和人員分別組織開展，采購(gòu)事務(wù)并非這些機(jī)構(gòu)和人員的日常工作，對(duì)現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定不夠了解，采購(gòu)文件沒能及時(shí)報(bào)財(cái)政部門備案，也沒有進(jìn)行妥善管理。有的采購(gòu)人甚至在采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，就自行將采購(gòu)文件進(jìn)行處理，如銷毀等。

根據(jù)國(guó)際慣例及我國(guó)的實(shí)際情況，在本法立法期間，起草組認(rèn)為，要依法規(guī)定采購(gòu)人完整保存采購(gòu)文件的義務(wù)和責(zé)任。

本法規(guī)定的含義

本法第四十二條規(guī)定的主要含義：一是規(guī)定采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)有保存采購(gòu)文件的義務(wù)。二是規(guī)定采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)客觀、完整地保存。三是規(guī)定采購(gòu)文件保存的期限。四是規(guī)定采購(gòu)文件的構(gòu)成。五是規(guī)定采購(gòu)活動(dòng)記錄的內(nèi)容。

理解本法規(guī)定的含義，要把握以下幾點(diǎn)

1.保存采購(gòu)文件的主體。

根據(jù)本法規(guī)定，有義務(wù)保存采購(gòu)文件的主體是指采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)。其中，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)包括集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)和本法第十九條規(guī)定的社會(huì)中介機(jī)構(gòu)。這些主體在每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)對(duì)涉及該采購(gòu)項(xiàng)目所有的已經(jīng)形成的采購(gòu)文件進(jìn)行妥善保存，不得隱匿或者自行銷毀。采購(gòu)文件慶當(dāng)如實(shí)保存，不得偽造和變?cè)臁Ｈ绻诓少?gòu)過程中，應(yīng)當(dāng)形成采購(gòu)文件卻因客觀原因沒有形成的，應(yīng)當(dāng)如實(shí)記錄?？傊?，采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)保存的采購(gòu)文件，要做到完整和真實(shí)可靠。

2.保存采購(gòu)文件的期限。

根據(jù)本法規(guī)定，采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。采購(gòu)活動(dòng)的結(jié)束，表明采購(gòu)人已經(jīng)獲得了其需要的采購(gòu)對(duì)象，但采購(gòu)事件和交易行為并未終結(jié)。經(jīng)常出現(xiàn)的情況有，一是采購(gòu)活動(dòng)中潛在的問題一般是在采購(gòu)?fù)瓿珊蟛疟┞叮哂幸欢ǖ臏笮?。二是已?jīng)發(fā)生的問題需要予以解決，而解決問題所需要的時(shí)間要視解決方式而異，如進(jìn)入司法程序的案件，審理時(shí)間較長(zhǎng)并具有不確定性。三是供應(yīng)商履約情況有待實(shí)踐檢驗(yàn)，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題或者未履行有關(guān)承諾，采購(gòu)人有可能要退貨或者換貨。發(fā)生糾紛的，還可能打官司或者申請(qǐng)仲裁。采購(gòu)文件是解決這些問題的直接證據(jù)。因此，本法規(guī)定采購(gòu)文件是解決這些問題的直接證據(jù)。因此，本法規(guī)定采購(gòu)文件保存的期限至少為十五年。規(guī)模大、價(jià)值高、性能復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)文件保存的時(shí)間應(yīng)當(dāng)更長(zhǎng)一些。

3.采購(gòu)文件的構(gòu)成。

采購(gòu)文件是指反映采購(gòu)活動(dòng)各類文書的總稱。根據(jù)本法規(guī)定，應(yīng)當(dāng)依法保存的采購(gòu)文件包括：采購(gòu)人或者采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的有關(guān)記錄，財(cái)政部門對(duì)該采購(gòu)項(xiàng)目批復(fù)的采購(gòu)預(yù)算或計(jì)劃，采購(gòu)人或者采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)發(fā)售的招標(biāo)文件，供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件，評(píng)標(biāo)委員會(huì)采用的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，采購(gòu)人或者采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)撰寫的評(píng)估報(bào)告，采購(gòu)人或者集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)簽署的定標(biāo)文件，采購(gòu)人或者集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)與供應(yīng)商簽訂的合同文本，驗(yàn)收方提交的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)供應(yīng)商質(zhì)疑的答復(fù)意見，有關(guān)部門作出的投訴決定等。按照本法規(guī)定，采購(gòu)文件還包括其他有關(guān)文件、資料，如采購(gòu)人或者集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)制定的關(guān)于招標(biāo)文件修改、補(bǔ)充材料，采購(gòu)人與采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)簽訂的委托代理協(xié)議書等。

4.采購(gòu)活動(dòng)記錄內(nèi)容。

采購(gòu)活動(dòng)記錄是指采購(gòu)人或者采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后撰寫的采購(gòu)活動(dòng)情況報(bào)告。根據(jù)本法規(guī)定，采購(gòu)活動(dòng)記錄中至少應(yīng)當(dāng)包括七個(gè)方面的內(nèi)容：一是采購(gòu)項(xiàng)目類別、名稱。即要求說明本采購(gòu)項(xiàng)目是貨物、服務(wù)還是工程類別的項(xiàng)目，并完整表述具體項(xiàng)目名稱。二是采購(gòu)項(xiàng)目的資金安排和合同價(jià)格。要求載明采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算總額，資金來源以衣最后確定的合同價(jià)格。三是采購(gòu)方式。要求說明該項(xiàng)目實(shí)際采取的采購(gòu)方式。沒有采取公開招標(biāo)方式的，要說明選擇其他采購(gòu)方式的原因。四是邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因。沒有采取公開招標(biāo)采購(gòu)方式的，要說明邀請(qǐng)供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)具備的資格及原因。五是評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因。要求說明該采購(gòu)項(xiàng)目采用的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和確定中標(biāo)人的理由。六是廢標(biāo)的原因。如果該采購(gòu)項(xiàng)目在執(zhí)行中出現(xiàn)過廢標(biāo)情況，應(yīng)當(dāng)說明廢標(biāo)的理由。七是采取招標(biāo)以外采購(gòu)方式的相應(yīng)記載。如談判小組或者詢價(jià)小組人員構(gòu)成情況，談判或者詢價(jià)過程等。

執(zhí)行中應(yīng)注意的問題

本法實(shí)施后，采購(gòu)文件的收集、保存將成為采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。為了做好這項(xiàng)工作，在執(zhí)行中應(yīng)注意做到以下幾點(diǎn)：

1.專人負(fù)責(zé)。

采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)安排或指定專人負(fù)責(zé)本單位采購(gòu)文件的收集和保存采購(gòu)文件，并提供采購(gòu)文件保存場(chǎng)所及必要的設(shè)備。

2.要保證采購(gòu)文件的完整性、安全性和保密性。

采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要建立采購(gòu)文件檔案管理制度，全面保存每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件。要加強(qiáng)采購(gòu)文件的安全管理工作，防止調(diào)換、遺失、損壞等情況的發(fā)生。采購(gòu)文件中的供應(yīng)商投標(biāo)文件，因涉及供應(yīng)商的商業(yè)機(jī)密，沒有得到有關(guān)方面的許可，不得對(duì)外提供。

3.要及時(shí)做好采購(gòu)文件的積累工作。

采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部具體開展采購(gòu)活動(dòng)的單位，在開展每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)期間，要按本法規(guī)定的采購(gòu)文件及采購(gòu)記錄要求，注意及時(shí)收集、編寫采購(gòu)文件或者記錄。每完成一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目，及時(shí)將采購(gòu)文件進(jìn)行整理，交內(nèi)部有關(guān)機(jī)構(gòu)保存。不能等到年終統(tǒng)一整理，否則容易丟失資料，難以保證采購(gòu)文件的完整性。

4.采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要高度重視采購(gòu)文件的保存工作，接受財(cái)政等部門的監(jiān)督檢查。

未按本法規(guī)定保存采購(gòu)文件的，將會(huì)受到嚴(yán)厲懲罰。按照本法第七十六條規(guī)定，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)違反本法規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)文件或者偽造、變?cè)觳少?gòu)文件的，由政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門處以二萬元以上十萬元以下的罰款，對(duì)其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。